Invertir en una gran pieza de tecnología de la información es como comprar una casa o un coche. Es posible que lo que puede permitirse y lo que desea no coincidan. Al pensar en invertir en nueva tecnología, lo primero que debe hacer es establecer un presupuesto adecuado.
Las empresas suelen subestimar los gastos involucrados y no incluyen partidas presupuestarias cruciales como la implementación, el mantenimiento, las actualizaciones y los problemas imprevistos.
Defina un rango de precios
Haga una idea de cuánto costaría la tecnología que está considerando, aconseja Dean Lee, director de comercio electrónico de 88Vape. Hablando con otras empresas, asociaciones comerciales, consejos asesores y profesionales del sector con los que colabora actualmente, como su contador, puede determinar un rango de precios. Un consultor independiente que contrate para que le ayude con sus compras de tecnología debería poder ofrecerle una estimación aproximada del costo de varios sistemas según su sector y el tamaño de su equipo.
Priorice sus necesidades
Según Andrew Dale, director técnico de CloudTech24, “una solución de TI integral suele costar más de lo que puede permitirse”. Aunque todos desean lo mejor para su negocio, es un desperdicio de dinero comprar un Ferrari cuando una minivan Chrysler basta. Las siguientes agrupaciones pueden ayudarle a priorizar sus necesidades, clasificándolas:
Busque tecnología que satisfaga sus necesidades actuales y, al mismo tiempo, le brinde la libertad de crecer y ampliarlas en el futuro. Si desea ahorrar dinero, considere adquirir software en la nube en lugar de un programa local. Continúa: “Sea consciente de cómo ambas opciones pueden afectar la seguridad y la accesibilidad de los datos”.
Considere la financiación:
“Si su presupuesto no es suficiente para cubrir sus necesidades, podría necesitar financiación”. La mejor opción de financiación para una adquisición de TI es un préstamo empresarial con un plazo que se ajuste al ciclo de vida del activo. Por ejemplo, dado que los equipos informáticos suelen durar de tres a cinco años, un préstamo de tres a cinco años es adecuado. Michael Lees, director de marketing de EZLease, sugiere que no conviene realizar pagos constantes del préstamo cuando llegue el momento de actualizar la tecnología.
Incluya todos los gastos:
Según Zephyr Chan, fundador de Living the Good Life, “es fácil pasar por alto algunos gastos cruciales, como la implementación y el mantenimiento, al elaborar un presupuesto de tecnología. Las empresas suelen asumir que un nuevo y enorme sistema de software se puede comprar, configurar y poner en funcionamiento de inmediato. Sin embargo, no suele ser así. Por ejemplo, la implementación y la capacitación del personal en un sistema ERP tras la adquisición puede tardar hasta 18 meses. Además, los costes anuales de mantenimiento, soporte y actualización de un sistema de software recién instalado suelen representar el 20 % del precio de compra inicial del producto. Recuerde tener en cuenta el tiempo que tardará el personal en adaptarse al nuevo sistema. Podría ser esencial presupuestar un período limitado de menor producción. Los cambios importantes rara vez son sencillos. Podría haber un aumento del estrés y una disminución de la producción, lo que repercute en las ganancias”.
